Schreckgespenst: DSGVO

Schreckgespenst oder doch Alles nur halb so wild?

Ende Mai ging ein großer Aufruhr durchs Internet, doch hat sich die mythenbehaftete Panikmache überhaupt gelohnt? Es wurde gedroht vor Abmahnwellen und Bußgeldern, dass einem nur so der Kopf qualmte. Plötzlich war jeder ein Datenschutzexperte. Oder eben nicht.
Mit der Digitalisierung steigt die Masse an verarbeiteten Daten in Unternehmen stark an – dabei ist es egal ob Sie die Daten nur erfassen, verarbeiten oder speichern. Genau an diesen Umstand hat sich der Gesetzgeber angepasst. Seit dem 25.05.2018 gilt europaweit die neue Datenschutz-Grundverordnung. Sie präzisiert die in Deutschland bereits eh schon geltenden Vorgaben.


Was heißt das jetzt für Ihren Arbeitsalltag?
Anders als man es vielleicht vermuten könnte, gelten auch Handwerksbetriebe als datenverarbeitende Unternehmen, wenn sie Mitarbeiterdaten erfassen und Kundendaten speichern. Damit unterliegen sie den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und sind auch vom Inkrafttreten der DSGVO betroffen. In Kraft ist die DSGVO übrigens schon seit dem 25. Mai 2016, doch es galt noch eine zweijährige Übergangsfrist. Ihre Einhaltung durch die EU-Datenschutzaufsichtsbehörden und Gerichte ist also auch erst seit dem Ende der Übergangsfrist überprüfbar.


Daten, die Sie nutzen dürfen:
Eine Datennutzung ist nur zulässig, wenn eine gesetzliche Vorschrift sie erlaubt oder derjenige, dessen Daten verarbeitet werden sollen, in die Nutzung von Daten einwilligt.
Die DSGVO (Artikel 6) erlaubt die Datennutzung demnach dann ohne Einwilligung,

  • wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist (z.B. Adresse des Kunden, um den Auftrag vor Ort beim Kunden ausführen zu können).
  • zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z.B. E-Mail-Adresse, um dem Kunden nach seinem Wunsch einen Kostenvoranschlag senden zu können).
  • zur Wahrung berechtigter Interessen des Handwerksbetriebs oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen (z.B. die Auswertung der Kundendatei, um bestimmte Kunden zielgerichtet mit Werbung anzusprechen)

Wichtig: Für alle anderen Fälle ist es nötig, eine Einwilligung von der betreffenden Person einzuholen.
Sensibilität ist das Stichwort
Halten Sie immer im Hinterkopf, dass die personenbezogenen Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter heilig sind und stellen Sie Ihre Datenverarbeitung neu auf.

  • Einwilligungen einholen: Für jede Datennutzung, die nicht durch die gesetzlichen Vorgaben (siehe oben) erlaubt ist, muss eine Einwilligungserklärung eingeholt werden. Diese muss zwar nicht zwingend in schriftlicher Form vorliegen, angesichts der Nachweispflicht der Betriebe, bringt dies aber erhebliche Vorteile bzw. Rechtssicherheit.
  • Auskunftsrecht, Informationspflicht und Recht auf Löschung der Daten: Betroffene haben das Recht, vom datenverarbeitenden Betrieb eine Bestätigung zu verlangen, ob über sie personenbezogene Daten gespeichert sind und verarbeitet werden. Werden Daten nicht bei der betroffenen Person selbst, sondern bei einem Dritten erhoben, muss die Person darüber informiert werden. Außerdem hat jeder, dessen Daten erhoben werden, ein Recht darauf, dass die Daten auf Verlangen gelöscht werden.
  • Dokumentation der Datenverarbeitung (Verarbeitungsverzeichnis): Handwerksbetriebe, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind verpflichtet, sämtliche Verarbeitungsprozesse im sogenannten "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" zu dokumentieren.

Alles in allem ist es wichtig, dass Sie sensibel mit den Daten ihrer Kunden umgehen und auch Sie als Handwerksbetrieb sich an die DSGVO halten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktuelle Datenschutzerklärung haben – holen Sie sich hierfür ruhig professionelle Hilfe oder greifen Sie auf frei zugängliche Muster zurück. Solche Muster finden Sie auch für das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“. Es bleibt zu sagen, dass Sie das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten – die große Panik, die verbreitet wurde ist allerdings momentan auch noch nicht gerechtfertigt.

 

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